Algemene voorwaarden

1. Toepassingsgebied
Hoedanigheid partijen
EVENTMEESTER BV: dienstenverstrekker, leverancier, verhuurder.
Klant: ondernemer – organisator - huurder – bewaarnemer.
Contractuele relatie: B2B of B2C
De algemene voorwaarden van EVENTMEESTER BV zijn van toepassing op alle overeenkomsten die worden afgesloten. Indien nodig wordt de omvang van de aanneming bepaald door navolgende documenten:
-Onze algemene voorwaarden (dit document)
-De offerte
-Bestelbon
-E-mail, W-app en/ of SMS verkeer
-Tentenboek (indien verplicht)
Deze opsomming is niet beperkend.
De algemene voorwaarden van EVENTMEESTER BV zijn van toepassing op alle overeenkomsten die worden afgesloten. Deze voorwaarden primeren op die van de klant- organisator.
Als de klant organisator een vennootschap is, is de ondertekenaar statutair gemachtigd om op te treden, zo niet is het een persoonlijke, ondeelbare en hoofdelijke verbintenis in eigen naam.

2. Offertes en toelichting
De offerte van EVENTMEESTER BV wordt al dan niet opgesteld op grond van het commercieel bezoek en blijft 14 dagen geldig.
Algemeen: Onze offertes omvatten enkel die prestaties en leveringen, die er uitdrukkelijk in vermeld worden. Hierbij gaan wij ervan uit dat er zich geen andere moeilijkheden of problemen zullen voordoen dan deze bij de aanvang aan ons meegedeeld. Zo zullen BV. foutieve indicaties die “te goed om waar te zijn lijken” en ons nadelig uitkomen niet van toepassing zijn en niet bindend.
Specifiek: Adviezen en informatie met betrekking tot de materialen, montages, installaties etc. worden naar best vermogen gegeven, zijn een inspanningsverbintenis en verplichten ons niet tot een resultaat.
Afbeeldingen, monsters, karakteristieken, maten en gewichten van de geleverde goederen en materialen zijn altijd ter beschikking op onze website en zijn onder voorbehoud van wijzigingen.
Toleranties zijn volgens de geldende normen en deze van onze leveranciers.

3. Afsluiting en voorwerp van de overeenkomst
De overeenkomsten worden afgesloten uitsluitend via:
De overeenkomst komt enkel tot stand schriftelijk, via mail en via opmaak van een offerte met een reservatie bevestiging en bestelling.

3.1. De overeenkomst kan het volgende als voorwerp hebben: de levering en verhuur van alle materialen, toestellen, dienstverlening en toebehoren die nodig en nuttig zijn voor de organisatie van evenementen, feesten, recepties, zakelijke vergaderingen in de brede zin van het woord:

Meubilair
Tafelmateriaal
Tent, parasol,…
Decoratie
Geluid, licht en video
Alles van materialen, en belichtingen
De noodzakelijke verwarming en elektriciteit
Tenten, …

Zo nodig voorzien wij ook onderaannemers, podiumbouwers en dgl..

3.2. De overeenkomst kan aangepast worden wanneer zaken op deadline moet geleverd worden en niet beschikbaar zijn.
In dat geval mag EVENTMEESTER BV de items vervangen door iets gelijkaardigs behalve wanneer de te vervangen items (toestellen, meubilair decoratie enz.) op esthetisch vlak primair zijn voor de klant.
3.3 Als extra service kan EVENTMEESTER BV zelf de inhoud van het evenement voorstellen of bepalen zo de klant hiermee akkoord gaat. In dat geval stelt EVENTMEESTER BV het thema voor, voorziet zij in de omkadering in overleg met de klant en rekening houdend met het voorziene budget.
3.4 Speciaal geval: offerte “droge verhuur.”
Hier wordt onder verstaan dat EVENTMEESTER BV enkel het materiaal afzet op het terrein tot waar het mogelijk is. De klant organisator of zijn afgevaardigde tekent aansluitend voor ontvangst en levering. Daarna eindigt de betrokkenheid van EVENTMEESTER BV.

4. Plaatsing en installatie
De klant organisator levert zo nodig de nodige plannen aan of duidt de aanwezigheid aan m.b.t. alle leidingen, technieken, Elektriciteitswerken.
Als zich op de plaats van de uitvoering van werkzaamheden ondergrondse infrastructuur bevindt (zoals leidingen, buizen ,kabels niet limitatief) moet de klant organisator hiervan eventueel de meest recente (KLIP e.a.) plannen bezorgen aan EVENTMEESTER BV, alvorens de werken kunnen starten.
Voor alle bovengrondse infrastructuur (podium, tenten, tapinstallatie, sanitaire cellen enz.) zal de klant organisator de juiste ligging doorgeven en beschikbaar stellen aan EVENTMEESTER BV.
Wegens niet - of onjuiste mededeling van de ligging of plannen door de klant organisator is EVENTMEESTER BV op die basis niet aansprakelijk voor de veroorzaakte vertragingen, beschadiging en gevolgschade.
De plaats waar de tent(en) worden opgericht moet altijd bereikbaar en berijdbaar zijn voor ons of een externe firma met zwaar vervoer, grote tenten en verharde wegen. Als er rijplaten dienen geplaatst te worden dan is dit een extra werk dat als een meerwerk beschouwd wordt.
EVENTMEESTER BV beschikt over de nodige attesten en voorschriften inzake brand- en storm veiligheid van de tenten. Deze kunnen op aanvraag van organisatie, hulpdiensten of lokale besturen worden verkregen na voorafgaandelijke aanvraag.
Wanneer EVENTMEESTER BV de tent(en) plaatst dan gaat, na plaatsing conform de daarvoor voorziene voorschriften tegen bepaalde weersomstandigheden, de verantwoordelijkheid volledig over naar de klant- organisator. die als huurder/bewaarnemer/bruiklener een tijdelijke verzekering dient af te sluiten.
Wanneer de organisator – klant – huurder de tenten opstelt zal hij voor zijn aangestelden een verzekering afsluiten om de opstelling van de tenten te realiseren en hiervan op eerste verzoek een verzekeringsbewijs overleggen aan EVENTMEESTER BV.
Als de organisator geen verzekering heeft aangegaan of wanneer de aangegane verzekering bepaalde risico’s niet dekt dan blijft de organisator verantwoordelijk voor alle schade en voor alle letsels en mogelijke boetes die niet gedekt zijn door de verzekering.
De organisator vrijwaart tevens EVENTMEESTER BV voor alle aansprakelijkheid en voor alle schade, gevolgschade inbegrepen.
Na plaatsing volgens de daarvoor voorziene voorschriften tegen bepaalde weersomstandigheden (bliksem, overvloedige regenval, storm, winden) gaat het risico en de verantwoordelijkheid over naar de organisator in zijn hoedanigheid van huurder/bewaarnemer /Bruiklener die in die hoedanigheid verplicht is een tijdelijke verzekering af te sluiten voor de geleverde en opgerichte tenten.

5. Vergunningen en parkeerplaatsen van de klant organisator.
De klant organisator dient voldoende parkeermogelijkheid te voorzien in de onmiddellijke omgeving van de tent(en)s, hetzij via privé parking, parkeerverbodsborden of vergunning via de overheid aangevraagd door de klant organisator. Alle mogelijke boetes of retributies zijn ten koste van de klant organisator.
De klant organisator dient voldoende parkeermogelijkheid te voorzien in de onmiddellijke omgeving van de tent(en)s, hetzij via privé parking, parkeerverbodsborden of vergunning via de overheid aangevraagd door de klant organisator. Alle mogelijke boetes of retributies zijn ten koste van de klant organisator.

6. Prijzen
De prijzen gelden louter voor de in de offerte zelf voorziene hoeveelheden, aangerekende afmetingen, aangeduide voorzieningen, fases en termijnen.
Bij de installatie van onze tenten is de opbouw en afbouw niet standaard in de prijs inbegrepen tenzij expliciet vermeld op de offerte.
De prijzen worden altijd gerekend in regie en nooit tegen vaste prijs tenzij anders overeengekomen op de offerte.
De prijs in regie bedraagt € 40 excl. BTW per man per uur.
Extra laad/lostijd bedraagt € 40 excl. BTW per man per uur.
Er is geen sprake van (contante) korting tenzij dit expliciet op de offerte wordt vermeld.

7. Prijsbepalingen en- stijgingen
Prijslijsten en offertes zijn gebaseerd op de prijsbepalende elementen bekend op het ogenblik van de prijsopmaak.
Elke verandering in deze prijsbepalende elementen die een wijziging in een prijs van de prijslijst van de aanneming of van een onderdeel van de offerte uitmaken, laat EVENTMEESTER BV toe de opgegeven prijzen aan te passen aan de kostprijs van dat ogenblik.
Deze aanpassing slaat op de prijs van de materialen en grondstoffen. In voorkomend geval ook op de prijs van de loonkosten. Deze clausule is niet beperkend. Elke beslissing of maatregel door toedoen van de overheid, (zowel nationaal, supranationaal of internationaal) met als voorwerp de beperking of de reglementering van de koop, verkoop, invoer en daardoor direct of indirect prijsstijgingen tot gevolg heeft, zal EVENTMEESTER BV toelaten de overeenkomst aan te passen aan de kostprijs van dat ogenblik.


8. Wijzigingen materiaalkeuze vermeld in de offerte 

Wanneer de klant organisator wenst af te wijken van de materialen, toestellen, installaties of andere zaken die deel uitmaken van het evenement en die EVENTMEESTER BV in de offerte aanbiedt en in de plaats daarvan zelf een ander materiaal van een ander type voorstelt of eventueel van een andere fabrikant wenst, dan zal de klant organisator deze wijziging die aan de oorspronkelijke offerte overeengekomen is (al dan niet met tegenofferte) schriftelijk bevestigen en dit al dan niet per mail en op eigen risico.
Het betreft vooral: wijzigingen aan het voorwerp van de overeenkomst: vb. bepaalde extrawerken, andere goederen of andere materiaalkeuze, etc.

9. Gevraagde bijwerken of noodzakelijke meerwerken

Afwijkingen op deze offerte die pas bij voorbereiding van het werk of bij de installatie aan het licht komen zal EVENTMEESTER BV uitvoeren in regie en deze worden dan als noodzakelijke bijwerken/of gevraagde meerwerken aanvaard.
Meerwerken en bijwerken via mail zijn rechtsgeldig en gelden als akkoord.
Meerwerken zal de klant organisator twee weken op voorhand meedelen.


10. Betalingsvoorwaarden
Bij professionele events:
50% van het totaalbedrag voor aanvang der werken en opname in de planning
50% na afloop evenement

Bij afhaling door de klant organisator:
contante betaling hetzij cash, bancontact of payconiq.

EVENTMEESTER BV
aanvaardt geen VISA of gelijkaardige kredietkaarten noch korting voor contante betaling.

Bij levering door EVENTMEESTER BV of zijn aangestelde:
De betaling wordt voldaan vooraf, via overschrijving op onze rekening met vermelding van het ordernummer.
De levering vindt alleen plaats als het totale te betalen bedrag zichtbaar en beschikbaar is op de rekening van EVENTMEESTER BV.


11. Uitvoering– en leveringstermijnen
De startdatum en termijn van uitvoering wordt door beide partijen overeengekomen en schriftelijk vastgelegd in de overeenkomst of per mail.
De uitvoeringstermijn wordt berekend in weekdagen, zaterdag, zondag en feestdagen inbegrepen.
De startdatum wordt ook uitdrukkelijk vermeld en de organisator zal met het oog daarop tijdig zijn verplichtingen vervat in artikel 15,16, 17 en 18 van deze algemene voorwaarden naleven in het bijzonder wanneer de uitvoering buiten plaatsvindt.

12. Levering en afhaling
Principe: De bestelling wordt door EVENTMEESTER BV geleverd en opgehaald op de gewenste locatie, voor zover deze vlot toegankelijk is voor onze bestel- en vrachtwagens.
In de prijs is 20 minuten laden en lossen inbegrepen. Extra laad/lostijd zal worden verrekend aan €40/u excl. btw per persoon.
Modaliteiten: De goederen worden altijd in de nabije omgeving van de losplaats geleverd en opgehaald maar enkel op het gelijkvloers en op een verharde ondergrond.
De organisator zal alle transportkarren en kisten ter plaatse centraliseren met het oog op de afhaling van de goederen.
EVENTMEESTER BV is niet verantwoordelijk indien de materialen niet op de gewenste locatie kunnen geplaatst worden door omstandigheden die dit verhinderen zoals een geblokkeerde of te smalle doorgang en dgl. De klant organisator kan hiervoor geen schadevergoeding verhalen op EVENTMEESTER BV.

Afhalingen en retours kunnen door de klant organisator zelf gebeuren maar niet met een open voertuig of aanhangwagen. Alle goederen moeten ten allen tijde stevig verankerd worden en beschermd zijn tegen regen en wind om transportschade te voorkomen.

13. Plaatsing sanitaire en utilitaire containers
De klant organisator wijst aan waar de sanitaire/utilitaire containers moeten geplaatst worden. De klant organisator kijkt er op toe dat de plaats waarop gemanoeuvreerd moet worden geschikt is.

14. Huur en gebruik van onze materialen
De klant organisator respecteert de richtlijnen voor gebruik van de materialen zoals door EVENTMEESTER BV bepaald.
Alle geleverde en verhuurde materialen, goederen en installaties blijven eigendom van EVENTMEESTER BV.
De klant organisator erkent deze in goede staat ontvangen te hebben. De klant organisator staat vanaf de levering in voor de schade aan en de vervreemding van deze goederen en ook voor het materiaal dat zich op het terrein bevindt.
De klant organisator zal instaan voor teruggave van de goederen, zelfs bij de lichtste fout.
De gehuurde goederen mogen niet onderverhuurd nog doorverkocht worden noch afgestaan, omwille van welke reden dan ook.

15. Toestand van het evenement/feest terrein
De klant organisator verbindt er zich toe, voor de start van de werken, de terreinen van hindernissen te zuiveren zodat EVENTMEESTER BV alle verbintenissen kan uitvoeren.
EVENTMEESTER BV wordt enkel vermoed op de hoogte te zijn van de toestand der terreinen waar het evenement plaatsvindt wat de zichtbare oneffenheden (vijvers, grachten, bomen, beplantingen en andere zichtbaar aanwezige hinderende voorwerpen) betreft.
EVENTMEESTER BV wordt niet geacht op de hoogte te zijn van erfdienstbaarheden, de toestand van de ondergrond en andere verborgen gebreken van de grond, ondergrond en omgeving.


16. Afgrenzing van de installatie en exploitatie
Ook zal de klant organisator aan EVENTMEESTER BV de plaatselijke gebruiken of contractuele regelgeving doorgeven nopens de minimale afstanden tot de perceelsgrens voor de plaatsing van de tent, de sanitaire installaties het werkmateriaal, en ander moeilijk verplaatsbare apparaten.
Op onze vraag zal de klant organisator het voorafgaande akkoord vragen aan de buren voor de uitvoering van onze activiteiten die mogelijk hinder zouden meebrengen.
De klant organisator is voor wat burenhinder betreft wettelijk aansprakelijk en zal daarvoor alle regelingen treffen zonder enige verantwoordelijkheid van EVENTMEESTER BV.

17. Verplichtingen klant organisator
De klant organisator is verantwoordelijk voor alle aanvragen omtrent nutsvoorzieningen voor o.a. Fluvius (elektriciteit en gas), als Farys voor de wateraansluiting. De klant organisator zal instaan voor de kosten die hieraan verbonden zijn.
De klant organisator dient ervoor te zorgen, dat door anderen uit te voeren werkzaamheden en/of leveringen, die niet tot het werk van EVENTMEESTER BV behoren, op zo’n manier en op tijd worden verricht, dat de uitvoering van ons werk daarvan geen vertraging ondervindt.
De klant organisator staat in voor het onderhoud en het goed behartigen van de door EVENTMEESTER BV geïnstalleerde en verwerkte goederen, toestellen of materialen als een ‘voorzichtig en redelijk persoon’.
Voor schade door nalatigheid van de klant organisator zijn kant is EVENTMEESTER BV niet aansprakelijk.
De klant organisator mag zelf geen enkele activiteiten uitvoeren of laten uitvoeren door derden, zonder voorafgaand schriftelijk akkoord met EVENTMEESTER BV.

18. Globale uitvoeringsvereisten
De feestlocatie dient bereikbaar en berijdbaar te zijn voor kraanwagen, vrachtwagens, groot materiaal en dergelijke.
De plaats moet op zo’n manier opgeruimd en georganiseerd zijn, dat EVENTMEESTER BV te allen tijde voldoende plaats heeft om de werken efficiënt uit te voeren.
De ruimte waar EVENTMEESTER BV de werken dient uit te voeren moet altijd vlot toegankelijk, berijdbaar en bereikbaar zijn.

19. Aansprakelijkheid
EVENTMEESTER BV is niet aansprakelijk voor de kleine wijzigingen inzake constructie, inrichting, tafeldecoratie, versiering of verlichting enz. tenzij uit de bestelbon uitdrukkelijk zou blijken dat de constructie, de maten, en de kleur of het design voor de klant organisator een wezenlijk bestanddeel van de overeenkomst uitmaken.
In zover ons enige aansprakelijkheid wordt weerhouden blijft deze in ieder geval beperkt tot, naar onze keuze, de reparatie van het gebrek of de vervanging van het door ons geleverde en beperkt zich enkel tot de levering zonder dat wij gehouden zijn tussen te komen in de kosten van verwijdering, plaatsing of verwerking.
De klant organisator zal instaan voor de correcte teruggave van de goederen in de staat waarin hij deze heeft ontvangen van EVENTMEESTER BV.

20. Eigendomsvoorbehoud
Alle geleverde en verhuurde materialen, goederen en installaties blijven eigendom van EVENTMEESTER BV.
De klant organisator erkent deze in goede staat ontvangen te hebben. De klant organisator staat vanaf de levering in voor de schade aan en de vervreemding van deze goederen en ook voor het materiaal dat zich op het terrein bevindt.
De klant organisator zal instaan voor teruggave van de goederen, zelfs in geval van overmacht.

21. Klachten en gebreken
Betwistingen over levering, uitvoering of facturatie moeten geschieden binnen een korte termijn na de levering, de uitvoering en/of de facturatie en dit bij aangetekend schrijven of per mail. EVENTMEESTER BV is niet aansprakelijk voor de zichtbare gebreken kenbaar gemaakt na de voornoemde periode.
In geval dat er zich gebreken voordoen aan de werken en deze tijdig gemeld worden, heeft EVENTMEESTER BV de keuze de gebreken te herstellen zodat de werken finaal volgens de overeenkomst afgewerkt worden ofwel hiervoor een schadevergoeding te betalen, beperkt tot het bedrag van de factuur voor de herstellingswerkzaamheden.

22. Ongeldige voorwaarden
Indien enige bepaling van deze voorwaarden ongeldig zou zijn, blijven de overige bepalingen niettemin van kracht. Bovendien dient een zodanig niet werkzaam beding te worden omgezet in een beding met zoveel mogelijk dezelfde strekking, dat wel werkzaam is.

23. Gewijzigde omstandigheden (hardship)
In geval van een onvoorziene omstandigheid die de uitvoering van de overeenkomst zwaarder maakt zullen de partijen opnieuw onderhandelen over de overeengekomen prijs of de uitvoeringsmodaliteiten.

24. Onvoorziene omstandigheden
De uitvoeringstermijn wordt geschorst door onvoorziene omstandigheden buiten de wil van EVENTMEESTER BV om, zonder dat een vergoeding verschuldigd is, wanneer de klant organisator hiervan binnen de 14 dagen na het voorval wordt verwittigd en ten laatste op de voorziene uitvoeringsdatum.

25. Slechte weersomstandigheden
Bij slechte weersomstandigheden (regenval, vriestemperaturen, het onderwater lopen van het terrein, overdreven windsnelheden, hitte, enz.) heeft EVENTMEESTER BV het recht om de werken stil te leggen voor een termijn die zij nuttig oordeelt in het belang der werken.
Als de weersomstandigheden dermate extreem zijn dat ,zowel de veiligheid van personen op de feestlocatie in gevaar is alsook de kans op schade aan onze materialen en tenten, groot is heeft EVENTMEESTER BV het recht de gevraagde/bestelde materialen en tenten terug af te bouwen of niet te leveren/plaatsen.
Dit is een geval van overmacht of van onvoorziene omstandigheden en geeft de klant/organisator geen recht op enige schadevergoeding van EVENTMEESTER BV.

26. Informatie-en bijstandsplicht
In het kader van onze informatie-en bijstandsplicht instrueren wij de klant organisator of zijn afgevaardigde over het gebruik van de installaties of onderdelen zodat de klant organisator in de mogelijkheid is om deze juist te bedienen en te onderhouden.
EVENTMEESTER BV voldoet afdoende aan haar plicht door aan de klant organisator de nodige informatie over de gebruiksaanwijzing(en) en instructies te verstrekken door middel van een brochure of door afgifte van/ of verwijzing naar de instructies van de leverancier of de fabrikant of de richtlijnen en advies via de website van EVENTMEESTER BV.

27. Verantwoordelijkheid organisator
Als de klant organisator nalaat om het onderhoud van de machines, installaties en toestellen te doen of laten te gebeuren en de gebruiksaanwijzingen niet naleeft zal de daardoor gedane schade of kosten ten laste zijn van de klant organisator

28. Aanvaarding werk
De ingebruikneming van tenten, toestellen, machines, podia enz. en/of de uitgevoerde werken wordt onherroepelijk beschouwd als goedkeuring en de aanvaarding ervan in haar totaliteit.

29. Digitale aanvaarding
Indien de klant organisator niet aanwezig is en de werken dienen opgeleverd te worden zullen wij foto’s nemen van de door ons uitgevoerde werken en deze per mail doormailen naar de klant organisator onder vorm van een digitale oplevering.
De klant organisator moet eventuele opmerkingen aan EVENTMEESTER BV
mededelen hetzij per mail, hetzij per aangetekend schrijven en heeft daarvoor een korte termijn die niet langer zal zijn dan de begindatum van het evenement.
In de gevallen dat de specifieke wettelijke waarborgregels van artikel 1792 van het Burgerlijk Wetboek spelen, geldt de voorlopige oplevering als startdatum voor de waarborgtermijn voorzien in voormeld wetsartikel.

30. Ontbinden van de aanneming
Als de klant organisator artikel 1794 van het Burgerlijk Wetboek zou inroepen, wordt de post van al wat EVENTMEESTER BV bij de aanneming had kunnen winnen bepaald op 30% van de afgezegde werken.
Bij verbreking door EVENTMEESTER BV ten laste van de klant organisator wegens hem toerekenbare fout bedraagt de schadevergoeding wegens verbreking 30% van de totale aannemingssom.
De werken die al uitgevoerd werden en/of de materialen die reeds besteld werden met het oog op de uit te voeren werken alsook de gemaakte kosten, moeten uiteraard integraal vergoed worden.
Eenmaal de opzet van de tent op de festiviteiten gestart is en wordt geannuleerd dan heeft EVENTMEESTER BV recht op de totaliteit van het bedrag van de offerte als schadevergoeding.
Als EVENTMEESTER BV zelf het contract niet nakomt, heeft de klant organisator enkel het recht op een soortgelijke vergoeding als diegene die EVENTMEESTER BV van hem kunnen vragen als hij het contract niet nakomt. Dit kan enkel indien EVENTMEESTER BV zelf de oorzaak is van het niet nakomen van het contract.

31. VARIA
Foto’s en beelden van realisaties kunnen gebruikt worden voor commerciële doeleinden, zoals publicatie op website of andere kanalen. Als dit niet toegestaan is dient de klant organisator dit schriftelijk te melden.

32. GDPR
EVENTMEESTER BV verwerkt de persoonsgegevens van zijn klant organisator en op basis van de contractuele relatie ten gevolge van een aanvaarde offerte en/of een bestelling. In geen geval worden deze gegevens gebruikt op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Op vraag van de klant organisator kunnen deze gegevens opgevraagd, verbeterd en/of gewist worden. Gaat u als klant organisator niet akkoord met de manier waarop EVENTMEESTER BV uw gegevens verwerkt, dan kan u zich wenden tot de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel).

33. Bevoegdheid
Alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst zullen worden behandeld voor de ondernemingsrechtbank te Gent afdeling Oost-Vlaanderen of het vredegerecht van Brakel.